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Der Anlass fur das gewahlte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmannischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen fur Nutzfahrzeuge an. Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Loesung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung fur ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefallt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der Studie durchgefuhrt, um den Nutzen eines DMS-Einsatzes naher zu betrachten. Aus der Praktikumssicht koennen Grunde fur die Aktualitat und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Grunde sind standig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten fur die Archivierung von Dokumenten. In der kaufmannischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschaftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder. Die Aufgaben-/Problemstellung wird aus zwei Ebenensichten (strategisch, operativ) betrachtet. Generelle Ziele sind die Bewertung der Geschaftsstrategie und Ermittlung der Wirtschaftlichkeit. Die Detailziele werden durch die Verwendung der jeweiligen Methode festgelegt. Die Geschaftsstrategie wird mit der Balanced Scorecard bewertet. Die Wirtschaftlichkeit wird durch Anwenden der Prozessanalyse, Time-Saving Time-Salary-Methode, Hedonistische Methode und Kosten-Nutzen-Analyse ermittelt. Der erste Schritt bei der Potentialanalyse ist die Ist-Analyse. Auf der Strategieebene werden die Geschaftsstrategie und das Umfeld der Geschaftsprozesse mittels Balanced Scorecard untersucht. Operativ werden die wesentlichen Geschaftsprozesse auf Nutzenpotentiale untersucht.
